Sekretāra pienākumi organizācijā

Jebkuras organizācijas darbība ir atkarīga no sekretāru pūlēm. Sekretāra pienākumos ietilpst uzņēmuma, dažādu struktūrvienību un izpildvaras vispārējo pamata, organizatorisko un parasto biroja pienākumu veikšana. Viņi palīdz pārvaldīt e-front office, kā arī kārtot administratīvās lietas. Sekretāra pienākumi lielākoties paliek sabiedrībai nepamanīti. Tomēr tiem ir izšķiroša nozīme organizācijas organizēšanā un uzturēšanā uz pareizā ceļa

Mēs uzsākam misiju, lai parādītu sekretāru nozīmi organizācijas vienmērīgā vadīšanā un citu organizatorisko uzdevumu veikšanā. Dažas izpildītās lomas daudziem cilvēkiem nav zināmas. Viņu lomas sniedzas tālāk nekā tikai pierakstu veikšana un atbildēšana uz tālruņa zvaniem. Profesija ir nogājusi garu ceļu, lai kļūtu par būtisku visām darbībām līdz lēmumu pieņemšanai organizācijā.

Sekretāra pienākumi

Sekretāra darbs atšķiras atkarībā no jomas. Tomēr viņi veic līdzīgus pienākumus no medicīnas, juridiskajām jomām līdz uzņēmumu sekretāriem. Augsti kompetentu sekretāru prasmes ir ļoti pieprasītas pašreizējā nozarē. Bieži vien tas ir piepildīts ar saspringtiem darba grafikiem un saspringtiem termiņiem.

Izlasi arī

Morgas strādnieku streiks Ganā — iemesli un jaunākās ziņas

Sekretāra amatu nosaukumu piemēri

• sekretārs
• Juridiskais sekretārs
• Izpildsekretārs
• Sekretārs (nepilna laika)
• Reģistratūra

Kādi ir sekretāra pienākumi?

Daudzi cilvēki bieži sajauc sekretāra pienākumus ar personīgo asistentu. Tomēr teorētiski personīgā asistenta lomas atšķiras no sekretāra. Atšķirībā no personīgā asistenta sekretāram ir vajadzīgas spēcīgas prasmes un kompetences. Sekretārs veic sarežģītus uzdevumus, kas ietekmē organizācijas pamatdarbību.

Biroja sekretāra pienākumi atšķiras atkarībā no nozares vai darba devēja. Tomēr profesijas ir saistītas viena ar otru, jo ir līdzības darba vidē. Sekretāri dažādās darba vietās veic vienādus pienākumus un pienākumus. Tas ietekmē organizācijas darbību. Šeit ir daži standarta un primārie pienākumi, ko sekretāri veic dažādos darba apstākļos:

1. Uzņemšana

Runājot par biroja vispārīgajiem amatiem, sekretāru pienākumos ietilpst palīdzēt jaunajiem darbiniekiem un apmeklētājiem orientēties organizācijā. Dažas no tipiskām lomām ietver apmeklētāju novirzīšanu uz attiecīgajām nodaļām un birojiem. Viņi arī parāda jaunajiem darbiniekiem viņu darbstacijas viņu pirmajā dienā. Viņi parasti projicē uzņēmuma kopējo tēlu, piedāvājot biroja apmeklētājiem pasaules klases un profesionālu uzņemšanu.

Izlasi arī

Atšķirība starp vadību un vadību

2. Iesniegšana

Vēl viena galvenā sekretāru loma ir klientu un darbinieku failu pārvaldīšana. Tie arī glabā izveidotos ierakstus, kas ir būtiski turpmākai atsaucei. Slimnīcas piemērā sekretāru uzdevums ir sagatavot pacienta lietu, tikšanās laikā ar medmāsu vai ārstu. Viņi to arī saglabā, kad tikšanās ir noslēgta. Viņi ievieto failus alfabētiskā secībā un izmanto jaunāko un vienkāršāko kartotēku ērtai uzglabāšanai un ātrai izguvei.

3. Sarakste

Runājot par biroja vidi, sekretāri bieži sazinās par ienākošajiem un izejošajiem tālruņa zvaniem un pasta korespondenci. Viņi izvēlas tālruņa zvanus no klientiem, klientiem, biznesa partneriem. Viņi arī palīdz atrisināt klientu uzdotos jautājumus vai pārsūta klientus turpmāku norādījumu saņemšanai uz attiecīgo nodaļu. Viņi arī rīkojas, veicot tālruņa zvanus vadības vārdā, paziņojot informāciju klientiem.

Viņi plāno tikšanās un veic papildu izmeklēšanu. Piezīmju veikšana ir būtiska sekretāru prasme, īpaši no vadītājiem. Viņi arī sagatavo piezīmi vai vēstules un e-pastu pārbaudi. Viņi arī pieraksta protokolus oficiālo sanāksmju laikā.

4. Dokumentu pārvaldība

Dokumenti ir ļoti svarīgi organizācijai, un par to pārvaldību ir atbildīgs tikai sekretārs. Tas tiek darīts, kopējot dokumentus nosūtīšanai pa pastu vai iekšējai izplatīšanai. Dokumenti arī jānosūta pa faksu no firmas klientiem, potenciālajiem biznesa partneriem vai klientiem. Viņi arī saņem ienākošos faksus, kad tiek novirzīti uz atbilstošo nodaļu.

Viņi arī izplata dokumentus darbiniekiem un klientiem, izmantojot dažādas formas, piemēram, e-pastu, Excel, Word un izklājlapas. Sekretāri arī koriģē un sagatavo e-pastus pirms to nosūtīšanas uz attiecīgajiem kanāliem.

5. Vispārējie biroja uzdevumi

Runājot par maziem birojiem, sekretāra pienākumi var būt dažādi, veicot ikdienas lietvedības uzdevumus un citus saistītos uzdevumus, kas palīdz citiem. Tas ietver darbu, plānojot un pārplānojot tikšanās, kas sākotnēji tika atceltas. Tas ietver arī biroja piederumu pasūtīšanu, pierakstu veikšanu un atspirdzinājumu gatavošanu apmeklētājiem.

6. Atbalsts

Būtiska sekretāra loma ir sniegt atbalstu vadītājam vai vadītājiem dažādās organizācijas nodaļās. Pat ja darbstacijas var atšķirties, citas ir sarežģītas vai aizņemtas, lai katrai vadības komandai piešķirtu personīgo sekretāru. Citās darbavietās tiek iecelts viens sekretārs, kas apkalpos dažus augstākā līmeņa vadītājus, un tikai galvenais izpilddirektors ir personīgais sekretārs.

7. Ikdienas uzdevumu veikšana

Daži līdzīgi uzdevumi, ko veic sekretāri, ir saistīti ar informācijas pārvaldību. Sekretārs pārvalda papīra un elektroniskās kartotēkas sistēmas. Viņi arī apstrādā maršruta pastu un apkalpo daudzas biroja iekārtas, piemēram, printerus, faksa aparātus, datorus un videokonferenču iekārtas. Citās darbstacijās sekretāri tiek iesaistīti diktāta pieņemšanā un atskaišu un vēstuļu veidošanā.

Citi arī pārskata aptuvenos projektus, ko uzrakstījuši vadītāji. Sekretāriem jābūt izcilām un precīzām gramatikas un pareizrakstības prasmēm. Viņiem arī jāraksta ātri un precīzi un prasmīgi, kad runa ir par klientu apkalpošanu. Viņiem ir jābūt tehniskām zināšanām par dažādu datoru programmatūras programmu apstrādi, tostarp datubāzēm, izklājlapām un grafiku.

Izlasi arī

Ganas Ekspeditoru institūta kursi, atrašanās vieta un kontakti

Sekretāra pienākumi un atbildība

Sekretāram ir jāpilda šādi pienākumi;

Pirms komisijas sēdēm

• Telpas piešķiršana, kur jānotiek sanāksmei
• Tikšanās ar priekšsēdētāju un sapulces vispārējās darba kārtības saskaņošana
• Paziņojuma izsūtīšana komitejas locekļiem par paredzētās sēdes vietu un laiku un saskaņoto darba kārtību.
• Visu ar sapulci saistīto dokumentu sagatavošana vismaz nedēļu pirms faktiskās sanāksmes. Papīros jāiekļauj arī pēdējās sanāksmes sarakste un protokols, kas ir iepriekšējās sanāksmes ieraksts.

Komitejas sēžu laikā

• Sapulcē klātesošo cilvēku pierakstu veikšana. Tāpat atzīmējot tos cilvēkus, kuri nav ieradušies, bet iepriekš nosūtīja atvainošanos.
• Izplatīt un nolasīt pēdējās sanāksmes protokolu, vienlaikus uzdot jautājumus par protokolu un, ja nepieciešams, mainīt protokolu.
• Sapulces dalībnieku teiktā pierakstīšana, ziņojot par nekavējoties veikto rīcību. Tāpat, ņemot vērā komisijas pieņemtos lēmumus.
• Ziņošana komitejai par visām sekretāra rakstītajām vēstulēm un saņemtajām atbildēm, lai nekavējoties veiktu pasākumus.

Izlasi arī

Ganas vēlēšanu komisijas kontakti un biroji

Pēc komisijas sēdēm

• Sanāksmes laikā uzņemto piezīmju formālo protokolu sastādīšana līdz nākamajai komitejas sanāksmei
• Jebkuru to vēstuļu rakstīšana un nosūtīšana, kuras komiteja iepriekš bija lūgusi izskatīt.

Sekretāra vienīgais pienākums ir uzturēt jaunākos ierakstus par šādiem jautājumiem;

• Komitejas locekļu vārdi, oficiālās adreses un tālruņu numuri
• Kopienu asociācijas biedru vārdi un adreses
• Sanāksmes, kurās ir piedalījušies saistītie kopienas saistītie dalībnieki
• Svarīgs attiecīgo amatpersonu kontakts.

Kādi sekretāra pienākumi ir saistīti ar amata nosaukumu?

Dažādiem sekretāriem dažādās nozarēs ir noteikti dažādi pienākumi. Šeit ir norādīti konkrēti sekretāru pienākumi, kas iekļaujas amata aprakstā.

Sekretāra kopējie pienākumi

• Nodrošināt, ka komitejas sanāksmes tiek atbilstoši organizētas locekļiem
• Nodrošināt, ka arī citas sanāksmes, piemēram, kopsapulce un pasākumi, tiek atbilstoši pārvaldītas.
• Dalības ierakstu uzturēšana, lai tie atbilstu pašreizējai sistēmai
• Sapulču laikā veikto kopienas locekļu rīcības punktu uzraudzība.

Izlasi arī

Ganas valsts dienests: pabalsts un alga 2020. gadam

Sekretāra konkrētie pienākumi

• Komiteju sanāksmju un kopsapulces plānošana un sagatavošana kopā ar citiem un to atbilstoša norīkošana. Tas ietver sapulču datumu plānošanu, sanāksmes paziņojumu izsūtīšanu, telpu rezervēšanu, protokolus un citus atbilstošus dokumentus. Tāpat arī noslēguma sanāksmes darba kārtības sastādīšana, sadarbojoties ar priekšsēdētāju.
• Nodrošināt, lai komisijas sēdēm būtu vēl viena minūte. It īpaši, ja runa ir par slēgtām sanāksmēm.
• Lēmumu un darbību precīza fiksēšana protokolā un atskaite uz nākamajām komiteju sēdēm un darbību gaitu ar sanāksmju laikā formulētajiem rezultātiem un lēmumiem.
• Precīzas un precīzas pašreizējās dalības uzskaites uzturēšana. Turklāt, sazinoties ar kasieri, izsniedzot paziņojumus par atjaunošanu, kā arī uzskaitot biedru naudu.
• Korespondences risināšana, rakstot vēstuli un e-pastus, par kuriem tika panākta vienošanās komitejas sanāksmēs. Kā arī apkopot korespondenci un saņemtos e-pastus uz nākamo tikšanos un sastādot atbilstošās atbildes.
• Plānojot jebkuru no saistītajiem ziņojumiem, kas jāveic. Tas ietver kopienas asociācijas biedru gada pārskatu.

Izlasi arī

Ganas izglītības dienesta akcijas izskaidrotas

Kopējie pienākumi

• Uzņēmuma mājas prasību ievērošanas nodrošināšana.
• Pārliecinoties, ka komitejas sanāksmes tiek vadītas un atbilstoši reģistrētas.
• Arī uzņēmumu māju direktoru saraksts ir jāatjauno līdz pašreizējam stāvoklim
• Pārliecinoties, ka AGM un EGM tiek atbilstoši apmeklēti un reģistrēti
• Dalības uzskaites atjaunināšana
• Nodrošināt, ka gada pārskati atbilst regulatīvajām iestādēm pareizajā formātā.

Sekretāriem ir daudz darba iespēju dažādās tautsaimniecības nozarēs. Daži no lielākajiem sekretāru darba devējiem ir iekļauti šādās nozarēs;

• Sociālā palīdzība
• Veselības aprūpe
• Izglītība
• Profesionālas darbstacijas
• Reliģiskās organizācijas
• Valdība un pilsoniskās sabiedrības
• Zinātniskie un tehniskie pakalpojumi

Sekretāru prasmes un pamatkompetences

1. Apņemšanās profesionālai izaugsmei

Sekretāriem ir jāsaprot, ka profesija nemitīgi attīstās, un tāpēc ir jāturpina papildināt savas prasmes. Darba devēji ir atkarīgi no viņiem, lai, izmantojot savas prasmes, nepārtraukti uzlabos darba vietas biroja efektivitāti. Sekretāri var atstāt iespaidu uz darba devējiem, pagarinot apmācību un meklējot citas iespējas, kā papildināt savas pašreizējās prasmes. Tas turpina augt viņu profesionālās vērtības, kas ir saistītas ar viņu CV prasmēm.

Izlasi arī

NSS ikmēneša atskaites veidlapa par dežūru 2018

2. Teicamas komunikācijas prasmes

Lielāko daļu laika sekretāres pavada pie telefona, e-pastiem, atskaitēm, vēstulēm un reģistratūrā. Tas nozīmē pirmā iespaida izmantošanu visas organizācijas ideju un vērtību sapulcē. Turpmākā biznesa izaugsme ir atkarīga no attieksmes pret klientiem, partneriem un klientiem. Sekretāriem jāuzklausa klienti, jāievēro norādījumi un jāziņo par atsauksmēm. Ir nepieciešams stress, ko rada verbālās un organizatoriskās komunikācijas prasmes, kas jūs atšķir no citiem pretendentiem.

3. Atvērtība komandas darbam

Sekretāriem jābūt atvērtiem komandas darbam ar citiem departamentiem, lai nodrošinātu organizācijas mērķu sasniegšanu. Tas nozīmē, ka ir jāpiemēro jauninājumi, sadarbība un smags darbs. Viņiem jāuzņemas iniciatīva, lai nodrošinātu, ka viņi uzlabo darba vietas efektivitāti.

LASI ARĪ : identificēti vēl trīs augstākā līmeņa vadītāji aiz Menzgolda

Izlasi arī

Padomi NSS novērtējuma veidlapas 2018 lejupielādei

Papildus iepriekš minētajām prasmēm sekretāriem jābūt arī starppersonu prasmes, daudzuzdevumu veikšanai un uzmanības pievēršanai detaļām. Tā kā tas ir diezgan saspringts darbs, viņiem vajadzētu būt arī stresa pārvaldības prasmēm no ievērojamā darba ieguldījuma. Sekretāra pienākumi var paplašināties un atšķirties no dažādām nozarēm. Sekretāru vērtība turpinās pieaugt, tādējādi radot vairāk iespēju.

Ja esat sajūsmā par iespēju strādāt reģistratūrā, esiet gatavs palielināt ietekmi uz organizācijas darbību. Noteikti apgūstiet arī sekretāra pienākumus organizācijā. Ir jāpaaugstina kvalifikācija, lai atšķirtu sevi no pārējiem sekretāriem. Lai iegūtu vairāk prasmju un kompetenču sekretāra profesijā, jūs aicinām reģistrēties dažādos administrācijas un sekretāra kursos.

LASI ARĪ:

• Nana Addo ieceļ izpildsekretāru izšķirošajā preses brīfingā
• Mēbeļu ražošanas uzņēmumu saraksts Ganā 2018. gadā